Unser Alltag

Das mit der Kommunikation ist so eine Sache.

Wer sich nicht klar und deutlich ausdrückt, wird schnell missverstanden. Zu direktes Feedback führt zu Verstimmungen, und was es mit dem Subtext auf sich hat, wissen wir seit dem Beitrag meiner Kollegin „Sehr geehrter Ansprechpartner“. Und dann kommt noch erschwerend das Problem mit der Fachsprache dazu. So passiert es, dass fest definierte Begriffe für völlig andere Bedeutungen verwendet werden.

Anknüpfungspunkte für Missverständnisse gibt es genügend:  Zwischen Kollegen, Redakteuren oder dem Kunden. Umso wichtiger ist es, fachspezifisch präzise zu antworten und die richtigen Termini zu verwenden. Das ist leider nicht immer der Fall.

Beispiel Nummer eins: Der tägliche Wahnsinn – Fachspezifische Abkürzungen

In Unternehmen werden für die schnelle und einfache Kommunikation gern interne Abkürzungen verwendet. Das hat Vorteile, birgt aber auch Risiken: Es entsteht ein Wirrwarr aus Kürzeln, durch das keiner mehr durchblickt. Gerade als Externer ist dies schwer nachzuvollziehen. Kommunikationsprobleme sind vorprogrammiert: Oder wissen Sie auf Anhieb was diese Buchstaben bedeuten? BTA, GTIR, CM, GDPR, RVR, ...

Beispiel Nummer zwei: Briefing und Interview ist nicht das Gleiche

Wenn ein Kunde sich meldet und erzählt, dass er von einem Medium nach einem Interview gefragt wurde, ist das grundsätzlich etwas Schönes. Einige Zeit und Verwirrung später stellte sich die Situation dann aber ganz anders dar: Ich sollte einen Briefingtermin mit einem Kunden des Kunden organisieren, um eine gemeinsame Case Study zu schreiben, die dann später veröffentlicht werden soll. Genau! Ein gemeinsames Briefing ist etwas anderes als ein Interview mit einem Medium.

Beispiel Nummer drei: Freigaben

Freigabe-Prozesse mit unseren Kunden sind dafür da, um jegliche Form von Texten wie Artikel, Kommentare oder Pressemitteilungen abzustimmen und zu finalisieren, bevor diese an die Presse herausgegeben werden. So wird sichergestellt, dass nichts das Haus verlässt, dass der Kunde nicht auch zuvor gesehen und bestätigt hat. Andersrum funktioniert es leider nicht. Es ist nicht möglich, mit einem Artikel an eine Zeitschrift heranzutreten, ihn anzubieten und zu platzieren, um den Redakteur dann zu vertrösten, dass wir den Text so in der Form ja nicht veröffentlichen können, weil er nicht freigegeben ist. Auch wenn ich verstehe, dass Kunden die Meinung von Redakteuren schätzen, manche Abläufe, insbesondere bei Freigaben, können und dürfen nicht abgeändert werden.

Beispiel Nummer vier: Input ist nicht zwingend ein Artikel

Aber auch zwischen Redakteuren und uns verläuft die Kommunikation nicht immer reibungslos. Wir haben einen Schwerpunkt bei einem Magazin erfolgreich gepitcht und der zuständige Redakteur wollte zu einem spezifischen Thema gern einen Beitrag machen. (Die Betonung liegt darauf, dass er einen Beitrag erstellen wollte.) Hierzu forderte er Input von uns zum Kunden an. Wir haben ihm hierfür bereits erstellte Artikel und veröffentlichte Pressemitteilungen zur Verfügung gestellt und ebenfalls angeboten, seine möglichen Fragen schriftlich oder telefonisch zusätzlich zu beantworten. Darauf antwortete er in einer Mail, dass er jetzt irritiert sei, da er davon ausging, dass wir zusammen mit dem Kunden den Artikel erstellen.

Fazit: Ein Artikel kann zwar Input für einen anderen Artikel sein, Input ist aber nicht zwingend ein Artikel.

An diesen Beispielen wird ersichtlich, wie schnell Kommunikation einen in die Irre führen kann, wenn die Kommunikationspartner über unterschiedliches Fachwissen verfügen. Das führt ab und an zu einem schönen Lacher, aber manchmal erschwert es die Arbeit und sorgt für unnötige Mails und Telefonate.

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1. Inhalte

Gerade bei Pressegesprächen sollten Botschaften und Sachverhalte klar, eindeutig und verständlich vermittelt werden. Bringen Sie Beispiele und vor allem, folgen Sie einem roten Faden.

Kann Ihnen Ihr Gesprächspartner folgen? Ansonsten holen Sie ihn ab. Es geht nicht darum, alle Botschaften, die Sie vermitteln wollen, abzuarbeiten. Der Standpunkt eines Unternehmens, die eigene Sicht der Dinge – das ist es, was den Journalisten interessiert. Gerne angereichert durch persönliche Anekdoten und Erlebnisse. Versuchen Sie keine Marketing-Inhalte zu vermitteln oder Dinge zu „verkaufen“ – ansonsten wird es wahrscheinlich für längere Zeit das letzte Pressegespräch mit diesem Journalisten gewesen sein.

2. Körpersprache

Bringen Sie Ihre Körpersprache und die Inhalte in Einklang. Achten Sie auf eine aufrechte, offene Körperhaltung. Verschränkte Arme wirken abweisend und können ein Gespräch im Keim ersticken. Um das Gespräch lebendig zu gestalten, dürfen auch gerne die Hände eingesetzt werden. Maßvoll versteht sich. Achten Sie darauf, dass Sie nicht mit erhobenem Zeigefinger sprechen, das wirkt abschreckend.

3. Mimik

Ein positiver, freundlicher Gesichtsausdruck lädt zum Zuhören ein. Wirken Sie auf keinen Fall arrogant oder abweisend. Halten Sie während des Gesprächs Blickkontakt, so weiß Ihr Zuhörer, dass Sie voll und ganz bei der Sache sind.

4. Stimme

Versuchen Sie keine auswendig gelernten Inhalte wiederzugeben, das wirkt oft langweilig und einschläfernd. Leben Sie das, was Sie erzählen. Vermitteln Sie Ihre Energie mit Ihrer Stimme.

5. Kleidung

Hier gelten die Regeln wie bei einem Business-Meeting: Mit einem Anzug macht man alles richtig. Auch ein Blick auf das Schuhwerk verrät so einiges über den Träger. Hier müssen es nicht die teuren Designerschuhe sein, aber es sollte darauf geachtet werden, dass der Absatz nicht abgelaufen ist und die Schuhe geputzt sind.

Da ich es auch schon ganz anders erlebt habe, möchte ich noch ganz kurz auf das Begrüßungsritual (oder Verabschiedungsritual) eingehen: den Händedruck. Mit dem falschen Händedruck kann ein Gespräch vorbei sein, bevor es richtig angefangen hat; meine Lieblingsvarianten sind diese hier:

  • Toter-Fisch-Händedruck
  • Wackelpudding-Händedruck
  • Kneifzangen-Händedruck

Natürlich gibt es hier auch Zwischenstufen, die erspare ich uns aber. Ein fester, kurzer Händedruck ist der perfekte Start zu einem Gespräch (und auch ein perfekter Abschluss). Und bitte: Schauen Sie die Person, die Sie gerade begrüßen, an. Freundlich und offen.

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Unser Ziel sind glückliche Kunden, und wir arbeiten hart dafür.

Viele Kunden honorieren unser Engagement und schreiben uns ab und zu nette Worte. Ein paar habe ich in den letzten Tagen gesammelt:

 Ihre Texte sind eine WUCHT!

Seit rund einem Jahr arbeiten wir mit dem Team von PR-COM zusammen, und ich bin immer wieder begeistert. Neben einem sehr hohen Qualitätsniveau der Texte überzeugt uns die Agentur durch hohe Professionalität und Zuverlässigkeit. So muss gute Pressearbeit sein.

I wanted to say thank you very much for the WONDERFUL work that you did. This is awesome! It is a real pleasure 'rocking’ with you guys! Keep the music playing.

Keep being so amazing.

Das ist wirklich motivierend und macht unseren Alltag noch ein bisschen schöner.

Sonstige Kundenquotes gibt es übrigens auch hier auf unserer Referenzenseite.

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Referenzkunden sind das A und O für jedes Unternehmen, denn wie sonst sollte man beweisen, dass die eigene Lösung oder das Produkt auch tatsächlich das hält, was in Pressemitteilungen und Marketing-Kampagnen versprochen wird.

Ich habe kaum ein Interview in den letzten Jahren erlebt, in dem nicht nach einem Referenzkunden gefragt wurde. Besonders beliebt sind Referenzen natürlich für neue Produkte und Technologien. Leider halten sich Unternehmen dazu in Gesprächen oft bedeckt beziehungsweise sind vage, während sie in Pressemitteilungen hingegen sehr auskunftsfreudig scheinen.

Und genau hier kommen wir zu einem Paradox, das mir immer wieder begegnet: Während in Interviews Referenzkunden ein großes Thema für Journalisten sind, werden Pressemitteilungen über eben diese kaum beachtet. Deutsche Medien scheinen dann selbst von großen, weltweit bekannten Unternehmen wie British Airways noch nie etwas gehört zu haben, von kleineren Unternehmen ganz zu schweigen.

Woher also kommt die Diskrepanz zwischen Nachfrage und Angebot in diesem Fall? Natürlich werden individuelle Geschichten statt Pressemitteilungs-Massenware bevorzugt, aber immerhin sind Kundenmeldungen doch schon mal ein guter Anfang, oder nicht? Denn vielleicht verbergen sich ja gerade hinter den kleinen Referenzunternehmen die wirklich spannenden und innovativen Geschichten.

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Wir sind nunmehr seit fast einem halben Jahr umgezogen, und immer noch fasziniert uns der Ausblick aus der fünften Etage auf den Sendlinger-Tor-Platz, den Olympiaturm (hier leider nicht zu sehen) und die Frauenkirche, vor allem bei so einer schönen Abendsonnne. Lädt zum Kontemplieren ein; und das tun wir ab und zu auch inmitten unseres hektischen Alltags. Danach sind die Batterien wieder ein bisschen voller, und es kann weitergehen.

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Als Mitarbeiter in einer Kommunikationsagentur machen wir in unserem Job vor allem eins: kommunizieren. Und das tun wir überwiegend digital. Geschichten aus Zeiten, in denen Pressemitteilungen per Post verschickt wurden, können in unserer Agentur nur noch wenige erzählen. Der zentrale Vorteil digitaler Kommunikation liegt auf der Hand: Effizienz. Aber manchmal müssen wir angesichts der Gepflogenheiten in der digitalen Kommunikation einfach nur den Kopf schütteln.  

Ein Beispiel: die tägliche E-Mail-Schreiberei. Mal ehrlich: Wie oft haben wir schon eine E-Mail formuliert, nur um sie dann doch wieder zu löschen? Wie oft haben wir einen Kollegen gebeten, eine erhaltene E-Mail ebenfalls zu lesen, nur um sich anschließend über den implizierten Subtext austauschen zu können (ja, ja, da haben sich die Vorlesungen zu Textanalysen und Gedichtinterpretationen nämlich doch noch gelohnt)?

Während man die tägliche Knobelei, was jetzt genau mit dem Inhalt einer E-Mail gemeint sein könnte, noch als Denksport verbuchen kann, ist der Verlust der Umgangsformen ein weit größeres Ärgernis. Denn in der neuen Kommunikationslogik werden Anreden und Abbinder häufig vernachlässigt. Klar, wenn die zwölfte Ein-Satz-E-Mail geschrieben ist, fehlt die Geduld für langes Vorgeplänkel. Von einem Mindestmaß an Umgangsformen sollte man allerdings dennoch ausgehen können – nicht ohne Grund wurde uns schon in unserer Kindheit der heiß begehrte Keks mit einem langgezogenen „Wie heißt das Zauberwort?“ verwehrt.  

Ein weiterer Nebeneffekt der Digitalisierung unserer Kommunikation begegnet uns durch den inflationären Einsatz von Emojis im täglichen E-Mail-Verkehr. Ja, manchmal hat man Grund zur Freude und wie sollten wir unsere Gefühle in einem emotionslosen Tool wie einer E-Mail sonst darstellen? Trotzdem sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass Smileys insbesondere im professionellen Kontext häufig fehl am Platz sind. Spätestens in journalistischen Texten haben sie schlicht nichts mehr zu suchen.

Digitalisierung hin oder her: Vielleicht ist es an der Zeit, doch mal wieder zum guten alten Telefonhörer zu greifen. Am besten mit Schnur.

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Im Berufsleben eines PR-Beraters gibt es viele schöne und spannende Aspekte. Die Themenvielfalt bei den Kunden zum Beispiel oder auch die abwechslungsreichen Aufgaben. Es gibt aber auch Momente (gaaaaanz wenige freilich, aber es gibt sie), in denen der PR-Berater sich all seiner inneren Ruhe und Gelassenheit bedienen muss, um nicht durchzudrehen.

Das Paradebeispiel hierfür ist der Freigabeprozess. Zugegeben, in den meisten Fällen läuft das rund: Text geht zum Kunden – Kunde gibt Feedback – Text wird angepasst – fertig.

Aber ab und an gewinnt der Freigabeprozess eine Eigendynamik, über die man nur noch staunen kann. Vor allem dann, wenn sich der Kreis derer, die einen Text oder eine Kampagnenidee prüfen und freigeben sollen, fast wie von Zauberhand vergrößert. Und plötzlich steht man da und von drei, vier Seiten prasseln Korrekturvorschläge und neue, teils äußerst merkwürdige Anregungen auf einen ein.

Die Agentur Havas hat mal anschaulich demonstriert, wie solch eine eigendynamisierte Freigabeschleife aussehen kann. Passend zur Jahreszeit wurde die Weihnachtsgeschichte als Beispiel ausgewählt und mit fiktiven Kundenkommentaren versehen. Um die Anmerkungen zu sehen, muss man nur mit der Maus über die hervorgehobenen Textpassagen gehen. Ich wünsche eine besinnliche Lektüre: www.christmas-corrected.de

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Wie jede Branche stößt leider auch die PR immer wieder auf Vorurteile oder absolute Unwissenheit. Die Ressentiments reichen von oberflächlich und faul bis zu geldgierig und manipulativ. Wer als PR-Berater im Alltag unterwegs ist, erlebt daher ständig Überraschungen. Eine sehr witzige Geschichte blieb mir dabei besonders im Gedächtnis:

Ich wollte mir ein Angebot zu einer Versicherung zuschicken lassen und habe mit einem Makler telefoniert.

Er: Okay, gut, gleich sind wir durch. Nur noch wenige Fragen und ich schicke Ihnen Ihr individuelles Angebot zu. Was arbeiten Sie denn?

Ich: Ich bin PR-Beraterin.

Es folgt Schweigen am Telefon und ich fühle mich wie ein ausgesetzter Hund.

Er: Aha. Das ist doch einer dieser neuen Berufe, oder?

Ich: Also eigentlich gibt es den Beruf schon seit einigen Jahrzehnten.

Er: Ach, Sie machen irgendwas mit Medien oder Marketing?

Ich bin etwas genervt, aber antworte höflich: Wenn Sie möchten, erkläre ich es Ihnen gern.

Er: Nein danke, ich muss nur wissen, ob es gefährlich ist.

Ich: Also ich arbeite nicht undercover als Investigativ-Journalist, wenn Sie das meinen. Ich reise oft und bin für Kunden unterwegs. Körperlich ist die Arbeit nicht anstrengend, denn Schwerpunkte trage ich ins System ein und nicht auf dem Rücken.  

Wieder Ruhe am anderen Ende der Leitung.

Er: Sie wollen mich auf den Arm nehmen. Gut, also was trage ich jetzt ein?

Ich: Ich bin PR-Beraterin.

Er: Diesen Beruf gibt es nicht in unserem System, suchen Sie sich was Vernünftiges aus, das man auch nachvollziehen kann.

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Gerade als Studienabgänger ist die Arbeitswelt im wahrsten Sinne des Wortes eine neue Welt. Es scheint, als würde man die nicht allzu entfernte Welt der Wissenschaft hinter sich lassen, um voller Tatendrang zu einer neuen zu reisen. Die Landung ist jedoch härter als vermutet – nahezu alles ist neu und anders. Man fühlt sich zurückversetzt in die ersten Vorlesungen an der Universität. Die Gebäude erscheinen wie Irrgärten und die Inhalte bestehen aus Wörtern, die man nicht kennt. Plötzlich steht man wieder am Anfang und ist umgeben von fremden Begrifflichkeiten und Themenbereichen. Ein Pluspunkt: In den neuen, schönen Büroräumen von PR-COM kann man sich nicht verlaufen. Schnell zeigt sich, dass eine neue Lebensphase beginnt.

In der Arbeitswelt entfällt die Selbstorganisation des Lebens weitestgehend. Die Struktur ist vorgegeben. Den stark variierenden studentischen Feierabend, der von mittags bis nachts reichte, gibt es nicht mehr. Als Student sind Arbeitstage immer und nie. Jetzt jedoch wird das Wochenende heilig gesprochen. Die Art des Arbeitens ändert sich ebenfalls. Neben einer Flutwelle von E-Mails ist man mit vielen und vielfältigsten Aufgaben gleichzeitig konfrontiert. Man verliert leicht und häufig den Überblick. Als ehrgeizigen und engagierten Berufseinsteiger kann einen zeitweise Panik überkommen. Durch tiefes Ein- und Ausatmen klärt sich die Sicht aber schnell wieder. Für Wichtigkeit und Dringlichkeit muss man erst ein Gespür entwickeln. Ebenso für die neuen Kolleginnen und Kollegen. Die enge Zusammenarbeit ist noch ungewohnt. Der studentische Einzelkämpfer muss an der Garderobe abgegeben werden. Das schöne daran ist, dass man jederzeit um Rat fragen kann und überall auf ein offenes Ohr trifft. Neu ist auch, dass drei Sprachen gleichzeitig gesprochen werden – Deutsch, Englisch und die eigene Sprache der PR-Welt. Diese werden vermischt und im Wechsel benutzt. Die Grenzen sind fließend. Die neuen Vokabeln der eigenen PR-Sprache klingen zunächst fremd – Pitch, Pipeline, Page Impressions –, werden aber schnell vertraut. Es wird nicht lange dauern, bis sie in den eigenen Sprachgebrauch übergehen.

Der Culture Clash verstärkt sich, wenn man in der PR-Welt das großflächige, vielfältige und schnelllebige Land der ITK bereist. Wie bei jeder Reise ist eine Portion Neugierde und ein offener Blick wichtig. Unter dieser Voraussetzung lernt man neue Denk- und Sichtweisen kennen. Schnell staunt man über alle Erkenntnisse, die man sammelt. Sogar unheimliche Akronyme wie IoT, DDoS oder SDE gehören mit der Zeit zum Alltag und jagen einem keinen Schrecken mehr ein. Der anfängliche Hürdenlauf entpuppt sich als eine spannende Reise zu den Grenzen des eigenen Horizonts – und darüber hinaus. Und ja, Hürdenläufe sind anstrengend. Doch wie heißt es so schön: Ohne Fleiß kein Preis.

Die ersten Reisewochen in die Arbeitswelt bestätigen, dass das Reiseziel richtig gewählt ist. Die mannigfaltige Welt der Public Relations vermittelt erstaunlich schnell, wie Erfolg durch professionelle Kommunikation beeinflusst werden kann. Ich freue mich auf tiefere Einblicke und ein besseres Verständnis mit fortschreitender Reisezeit.

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Beim Lesen der diversen IT- und E-Commerce-Newsletter wurde mir in den letzten Tagen klar: das Sommerloch, es naht – scheinbar unerbittlich.

Im Juni war schon zu befürchten, dass das Sommerloch nach vorne verlegt wurde, als der gebrochene Arm von Herrn Zuckerberg mancher Publikation sogar einen Newsletter-Aufmacher wert war. Aber das war dann doch nur ein Ausreißer.

Während also bei uns schon die Vorbereitungen für die dmexco, die weltweite Leitmesse und Konferenz für die digitale Wirtschaft, im September in Köln laufen und die Planungen für die nächsten Herbst-Veranstaltungen ins Rollen kommen, scheinen andere schon der Langeweile verfallen zu sein. Oder wie lässt sich sonst der Artikel bei t3n zum Boreout-Syndrom erklären?

Mir ist dieses Syndrom gänzlich unbekannt. Hab ich was verpasst? Oder einfach nur Glück gehabt?

Bei uns kommt sicher keine Langeweile auf, erst recht nicht, wenn es mit der beginnenden Ferienzeit (hier in Bayern fangen die Ferien erst nächste Woche an) weiter derartige Beiträge zu lesen gibt.

Wer sich also fragt „Content, wo bist du?“, kann sich gerne bei uns melden, denn wir graben jederzeit spannende Themen aus, die erst gar nicht die Sommerloch-Frage aufkommen lassen.

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