E-Mail

Als Mitarbeiter in einer Kommunikationsagentur machen wir in unserem Job vor allem eins: kommunizieren. Und das tun wir überwiegend digital. Geschichten aus Zeiten, in denen Pressemitteilungen per Post verschickt wurden, können in unserer Agentur nur noch wenige erzählen. Der zentrale Vorteil digitaler Kommunikation liegt auf der Hand: Effizienz. Aber manchmal müssen wir angesichts der Gepflogenheiten in der digitalen Kommunikation einfach nur den Kopf schütteln.  

Ein Beispiel: die tägliche E-Mail-Schreiberei. Mal ehrlich: Wie oft haben wir schon eine E-Mail formuliert, nur um sie dann doch wieder zu löschen? Wie oft haben wir einen Kollegen gebeten, eine erhaltene E-Mail ebenfalls zu lesen, nur um sich anschließend über den implizierten Subtext austauschen zu können (ja, ja, da haben sich die Vorlesungen zu Textanalysen und Gedichtinterpretationen nämlich doch noch gelohnt)?

Während man die tägliche Knobelei, was jetzt genau mit dem Inhalt einer E-Mail gemeint sein könnte, noch als Denksport verbuchen kann, ist der Verlust der Umgangsformen ein weit größeres Ärgernis. Denn in der neuen Kommunikationslogik werden Anreden und Abbinder häufig vernachlässigt. Klar, wenn die zwölfte Ein-Satz-E-Mail geschrieben ist, fehlt die Geduld für langes Vorgeplänkel. Von einem Mindestmaß an Umgangsformen sollte man allerdings dennoch ausgehen können – nicht ohne Grund wurde uns schon in unserer Kindheit der heiß begehrte Keks mit einem langgezogenen „Wie heißt das Zauberwort?“ verwehrt.  

Ein weiterer Nebeneffekt der Digitalisierung unserer Kommunikation begegnet uns durch den inflationären Einsatz von Emojis im täglichen E-Mail-Verkehr. Ja, manchmal hat man Grund zur Freude und wie sollten wir unsere Gefühle in einem emotionslosen Tool wie einer E-Mail sonst darstellen? Trotzdem sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass Smileys insbesondere im professionellen Kontext häufig fehl am Platz sind. Spätestens in journalistischen Texten haben sie schlicht nichts mehr zu suchen.

Digitalisierung hin oder her: Vielleicht ist es an der Zeit, doch mal wieder zum guten alten Telefonhörer zu greifen. Am besten mit Schnur.

menuseperator

An jedem PC-Arbeitsplatz in deutschen Mittelstandsunternehmen entstehen täglich durchschnittlich zwei bis vier Gigabyte an Daten. 600 Megabyte werden dort wiederum pro Tag im Durchschnitt „nach außen“ verschickt. Zwei Drittel dieser versendeten Daten bedürften eigentlich einer sicheren, sprich verschlüsselten, Übertragung, da sie sensible Informationen enthalten – bei der tatsächlichen Nutzung sicherer Übertragungswege gibt es aber noch Luft nach oben, wie eine Studie von techconsult im Auftrag von QSC ergeben hat.

Für die Studie wurden 300 CIOs und IT-Leiter mittelständischer Unternehmen aus verschiedensten Branchen befragt. Wichtigste Erkenntnis: Die IT-Leiter sind durchaus sensibilisiert für das Thema, rund zwei Drittel der befragten Firmen setzen bereits diverse E-Mail-Verschlüsselungslösungen ein, weitere 30 Prozent planen eine Implementierung bis 2016. Der Haken: Nicht einmal die Hälfte der Mitarbeiter (44%) in den Unternehmen, die bereits Verschlüsselungslösungen implementiert haben, nutzt diese auch tatsächlich.

Quelle: QSC/ techconsult, Mai 2015

Dafür gibt es mehrere Gründe. Techconsult nennt hier Hindernisse wie Lizenzbestimmungen bezüglich der Anzahl der Nutzer, aber auch Probleme mit der Usability – viele Verschlüsselungslösungen erforderten bisher einen hohen Arbeitsaufwand und gingen zulasten der Produktivität. Darüber hinaus müssen bei allen Beteiligten entsprechende Zertifikate vorhanden sein, und unterschiedliche Tools sind auch nicht immer kompatibel. Oftmals stelle sich allerdings auch die Frage, ob die Geschäftsführung die Belegschaft überhaupt schon mal zum Thema Compliance gebrieft habe, so das Kasseler Analysten- und Beratungshaus.

Umso wichtiger sei es daher, eine unternehmensinterne Strategie zum Umgang mit kritischen Daten zu erarbeiten und diese nahtlos in den Unternehmensalltag zu integrieren. Die Klassifikation der Daten, sowie eine Festlegung, wie diese Daten je nach Klassifikation zu behandeln sind, bilden den Grundstock hierzu. User-freundliche Tools, die sich einfach in die bestehenden Routinen integrieren lassen und damit die Mitarbeiter bei der Einhaltung dieser Regelungen zum Schutz der „Kronjuwelen“ des Unternehmens, seiner Daten, unterstützen, sind wiederum das A und O, um diese Aufgabe flächendeckend auszuführen. Am besten sollten Unternehmen, laut diesem Teil der Studie, darüber nachdenken, eine Lösung einzusetzen, die nicht nur eine Verschlüsselung von Mails, sondern auch weiterführende Funktionen zur Kollaboration anbietet.

Die Studie in voller Länge kann hier heruntergeladen werden.

menuseperator
E-Mail abonnieren