Köln, 8. Oktober 2025 – Factorial, Spezialist für cloudbasierte HR-Software, stellt mit One einen KI-Agenten vor, der speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. One ist tief in die Factorial-Plattform integriert und unterstützt Führungskräfte, HR-, Finanz- und Administrationsteams dabei, schneller zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

Während klassische KI-Tools häufig auf die reine Beantwortung von Fragen beschränkt sind, geht One weit darüber hinaus: Er automatisiert Genehmigungen, erstellt Reports und Dashboards, entwickelt Umfragen, baut Workflows auf und unterstützt die Erstellung von Richtlinien oder Jobkatalogen. Über eine benutzerfreundliche Chat-Oberfläche ermöglicht One den direkten Zugriff auf Unternehmensdaten und -prozesse – stets unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der Berechtigungen des Nutzers und ohne, dass technisches Vorwissen erforderlich ist. Darüber hinaus agiert One proaktiv: Er schlägt nächste Schritte vor, bevor Anwender sie selbst identifizieren.

Echter Mehrwert für alle Unternehmensbereiche

Der KI-Agent für integriertes Business-Management liefert einen echten Mehrwert für alle Unternehmensbereiche.

• Für Manager: One schafft Transparenz über Teams hinweg, indem er Daten zu Arbeitszeiten, Zielen oder Beförderungen bündelt. Anstatt zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, reicht eine Frage im Chat, um Antworten zu erhalten – etwa zu Überstunden oder OKR-Fortschritten (Objectives and Key Results). Auch Genehmigungen werden einfacher: One berücksichtigt Unternehmensrichtlinien, Budgets und Historie, sodass beispielsweise Urlaubs- oder Spesenanträge direkt im Chat geprüft und freigegeben werden können. Zudem liefert der KI-Agent nach Meetings präzise Zusammenfassungen mit Handlungsempfehlungen.
• Für HR-Teams: Wiederkehrende Mitarbeiterfragen zu Urlaub, Gehalt, Boni oder Richtlinien beantwortet One sofort und konsistent. Reports etwa zu Neueinstellungen oder Personalkosten lassen sich in Sekunden generieren. HR-Dokumente verwandelt One in eine interaktive, durchsuchbare Wissensbasis, sodass Beschäftigte Antworten selbstständig finden können. Darüber hinaus erstellt der KI-Agent Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Onboarding-Feedbacks oder Trainingsbewertungen und hilft bei der Entwicklung von Jobkatalogen samt Rollen- und Kompetenzstrukturen.
• Für Finanzabteilungen: One reduziert den manuellen Aufwand bei Spesen- und Rechnungsprüfungen, indem er Ausgaben automatisch mit hinterlegten Richtlinien abgleicht und sie genehmigt oder ablehnt. Finanzberichte und Kostenanalysen erstellt er in Echtzeit und bietet damit eine datenbasierte Grundlage für Entscheidungen. Zudem hilft der Agent bei der Erstellung von Formularen für Budget- oder Beschaffungsanfragen, standardisiert grundlegende Prozesse und baut mehrstufige Genehmigungs-Workflows auf – etwa für IT-Equipment oder externe Konferenzen.

Direkt integriert, transparent und vertrauenswürdig

Im Gegensatz zu generischen Tools, die erst eingebunden werden müssen, ist One direkt in die Factorial-Plattform integriert. Er greift auf die unternehmensspezifischen Daten, Richtlinien und Workflows zu und liefert Antworten im jeweiligen Kontext. Dabei bleibt die Kontrolle jederzeit bei den Anwendern. One orientiert sich an Rollen- und Berechtigungsstrukturen, verweist auf Wissenslücken und vermeidet ungesicherte Aussagen. Kurzum: Der KI-Agent gibt zu, wenn er etwas nicht weiß, anstatt – wie es bei vielen KI-Modellen der Fall ist – „zu halluzinieren“.

Eine aktuelle Studie im Auftrag von Factorial unterstreicht die Bedeutung dieses Ansatzes: 82 Prozent der Beschäftigten vertrauen den Ergebnissen von KI grundsätzlich, 58 Prozent prüfen diese jedoch nach. One adressiert dieses Bedürfnis nach Sicherheit und Transparenz, indem er Mechanismen für Privacy, Compliance und Datenschutz nativ eingebettet hat.

Klares Ziel: Aus AI-first wird People-first

Mit One verfolgt Factorial ein klares Ziel: Künstliche Intelligenz soll nicht nur Zeit sparen, sondern die Qualität der Arbeit verbessern. Indem der KI-Agent Routineaufgaben übernimmt und Informationen in handlungsrelevante Schritte übersetzt, ermöglicht er Unternehmen, ihr volles Potenzial zu entfalten und Mitarbeitenden mehr Raum für strategische und kreative Tätigkeiten.

„Niemand kennt seinen Job besser als der, der ihn macht – und genau für diese Person haben wir One entwickelt“, sagt Jordi Romero, CEO von Factorial. „One beantwortet nicht nur Fragen. Er arbeitet Seite an Seite mit dem Mitarbeiter in der Factorial-Software, übernimmt den Großteil der Arbeit und verschafft so den Freiraum, sich auf das Team, die Strategie und die eigentliche Aufgabe zu konzentrieren.“

„One ist nicht einfach ein weiterer Chatbot“, ergänzt Carmen Madrazo, Head of Product Marketing bei Factorial. „Er ist ein persönlicher Co-Creator. Er arbeitet mit allen Stakeholdern zusammen – Personalabteilung, Finanzsparte, Führungskräften, Mitarbeitenden – und übernimmt repetitive Aufgaben. Er kennt das Unternehmen in- und auswendig und verwandelt Erkenntnisse in Aktionspläne, denen die Nutzer vertrauen können. One wurde entwickelt, um die Mitarbeiter zu ergänzen und ihr Potenzial zu vervielfachen.“

Über Factorial

Die Business-Management-Software Factorial vereint alles, was kleine und mittelständische Unternehmen für das Management ihrer Teams benötigen. Sie automatisiert zeitraubende Aufgaben von Recruiting und Urlaubsverwaltung bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Gehaltsabrechnung und verschafft Führungskräften so mehr Zeit für das Wesentliche: ihr Team.

Die benutzerfreundliche Plattform zentralisiert Prozesse und dezentralisiert Aufgaben, sodass jedes Teammitglied aktiv mitwirken kann. Gleichzeitig verschafft Factorial Führungskräften Transparenz über Zeit, Projekte, Ziele und Ausgaben – für datenbasierte Entscheidungen, die das Unternehmen und die Menschen darin wachsen lassen.

Der gleichnamige Anbieter der Software wurde 2016 in Barcelona gegründet, erreichte 2022 Unicorn-Status und hat heute über 14.000 Kunden weltweit.

Kontakt

Factorial GmbH
Maria Macher
Senior Content Manager, DACH
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