IntraFind: KI-Wildwest im Büro: Jeder nutzt, was er möchte
„Bring your own AI“
Weil es keine zentralen KI-Tools gibt, besorgen sich viele Mitarbeitende oder Abteilungen solche Werkzeuge einfach auf eigene Faust. Das führt zu einem unkontrollierbaren und ineffizienten Wildwuchs und setzt die Unternehmen großen Risiken aus. Deshalb sollten sie besser selbst die Initiative ergreifen und strategisch vorgehen.
Fragen beantworten, Texte übersetzen, Dokumente zusammenfassen, E-Mails formulieren, Präsentationen erzeugen: In vielen Unternehmen nutzen Mitarbeitende inzwischen auf eigene Faust generative KI-Tools. „Bring your own AI“ heißt dieser Trend – und bringt Unternehmen gehörig in die Bredouille. Sind offiziell keine KI-Tools beziehungsweise Regelungen zum Umgang damit vorgegeben, entsteht unter Umständen ein unkontrollierbarer Wildwuchs, der mit großen Risiken behaftet ist.
Bei kostenfreien GenAI-Tools verwenden die Anbieter die Nutzereingaben oft, um damit ihre KI-Modelle zu trainieren. Dadurch können personenbezogene Daten und sensible Unternehmensinformationen an die Anbieter abfließen. Im schlimmsten Fall tauchen sie sogar in den Antworten anderer Nutzer oder des Wettbewerbs auf. Zudem sind viele Tools cloudbasiert und speichern Daten in Ländern, die nicht dem Datenschutzniveau der EU entsprechen. Unternehmen drohen Verstöße gegen Gesetze wie die DSGVO und der Verlust von geistigem Eigentum, wenn die Mitarbeitenden hier nicht sensibilisiert sind, von der Beachtung der Konformität mit der KI-Verordnung ganz zu schweigen.
Außerdem hat nicht jeder Mitarbeitende die nötige technische Affinität, um sich selbst KI-Tools zu besorgen und sie richtig zu nutzen. Das kann zu einer Zweiklassengesellschaft im Unternehmen führen. Der Eintritt der Generation Z in die Betriebe verstärkt diesen Effekt noch zusätzlich. Die Angehörigen dieser Generation nutzen KI-Tools nativ und praktizieren das natürlich auch an ihrem Arbeitsplatz. Auf der einen Seite gibt es dann eventuell Mitarbeitende, die extrem produktiv und effizient sind – und auf der anderen Seite solche, die zurückbleiben und sich abgehängt fühlen.
Manchmal sind es auch nicht nur einzelne Mitarbeitende, die auf eigene Faust generative KI nutzen, sondern ganze Abteilungen. Nachdem sie festgestellt haben, dass vor allem generative KI mit organisationseigenen Daten einen großen Mehrwert bietet, beispielsweise durch Chatbots, starten sie ihre eigenen Projekte und bauen unabhängig voneinander ihre eigenen Lösungen. Dadurch kann es passieren, dass gerade in Großunternehmen mehrere ähnliche Projekte und Anwendungen entstehen und oftmals nicht ganz zu Ende gedacht sind. Kostenbewusst und effizient ist das nicht.
Die Eigeninitiative der Mitarbeitenden hat aber auch ihre gute Seite. Wenn sich die Kolleginnen und Kollegen mit generativer KI beschäftigen und sie ausprobieren, entwickeln sie Ideen für möglichst nutzbringende Anwendungen. Und wenn sie sich dabei untereinander austauschen, profitieren alle von den Unterschieden beim Vorwissen, bei der Technikaffinität und bei den gesammelten Erfahrungen. Auf diesem Know-how können die Unternehmen aufsetzen, um in Sachen generative KI die Initiative zu übernehmen und selbst geeignete KI-Tools, beispielsweise für das Wissensmanagement, zur Verfügung zu stellen.
An welcher Stelle können durch generative KI Abläufe optimiert werden? Von welchen Anwendungen können möglichst viele Mitarbeitende profitieren? Welche Use Cases sind besonders gut geeignet, um sie mit generativer KI zu unterstützen? Solche Fragen können Unternehmen mit den Abteilungen klären und dann entsprechende Tools beschaffen beziehungsweise eruieren, ob für häufig gewünschte Anwendungsfälle schon Werkzeuge vorhanden sind. Die zentrale IT kann die zu beschaffenden und bereits vorhandenen Tools auf Datenschutz und Sicherheit hin überprüfen und die Mitarbeitenden in ihre Nutzung einweisen.
Mitarbeitende wollen und brauchen KI-Tools, denn sie werden damit zweifellos produktiver. Deshalb sollten Unternehmen dieses Thema selbst in die Hand nehmen und dafür sorgen, dass diese Werkzeuge planvoll und koordiniert eingesetzt werden. Dadurch werden sie wettbewerbsfähiger, sparen Kosten, schützen ihre Daten und stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden profitieren.
Über IntraFind Software AG
IntraFind ist ein Spezialist für Enterprise Search und Künstliche Intelligenz mit Hauptsitz in München. Mit seinen Lösungen unterstützt das Softwareunternehmen seit über 20 Jahren Organisationen jeder Größe dabei, ihre strukturierten und unstrukturierten Daten zu durchsuchen, zu verknüpfen und zu analysieren – unabhängig davon, in welcher Quelle diese gespeichert sind. Dafür setzt IntraFind auf eine komplette Bandbreite an KI- und Machine-Learning-Verfahren inklusive großer KI-Sprachmodelle (LLMs) sowie Natural Language Processing. Mit diesen Technologien ermöglicht das Unternehmen nicht nur relevante Such- und Analyseergebnisse aus großen Datenbeständen, sondern auch die Automatisierung und Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse. Zu den zahlreichen namhaften Kunden von IntraFind zählen unter anderem BMW, Rolls Royce, Rohde & Schwarz, die Bundeswehr, das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und Regionalträger der deutschen Rentenversicherung. Mehr Informationen: www.intrafind.com
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