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23. Nov 2021

ownCloud: Warum so altbacken?

Tauschen Banken ad hoc Unterlagen mit ihren Kunden aus, greifen sie dabei oft noch auf E-Mail, Fax oder Post zurück. Zeitgemäß ist das nicht – sondern unsicher, teuer und ineffizient. Es gibt deutlich bessere Lösungen.

Von Tobias Gerlinger, CEO und Managing Director von ownCloud in Nürnberg

Geht es um den Austausch von Standardunterlagen, sind Banken in aller Regel gut aufgestellt. Dokumente, die sie direkt in ihren Backendsystemen erzeugen – etwa Kontoauszüge oder allgemeine Mitteilungen – stellen sie ihren Kunden im Rahmen des Online-Bankings in elektronischen Postfächern zur Verfügung. Möchten sie aber ad hoc Unterlagen mit ihren Kunden austauschen, sieht es meist ganz anders aus. Dann herrschen oft noch archaisch anmutende Verfahren vor. Bankberater verschicken sensible Unterlagen zu Investmentfonds, Immobilienkrediten oder Lebensversicherungen als E-Mail-Anhang, per Post oder sogar per Fax.

Das Problem des E-Mail-Versands: Er ist unsicher, kann die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften gefährden, birgt Haftungsrisiken und die Gefahr großer Reputationsschäden. Das Problem des Postversands: Er ist ausgesprochen ineffizient und teuer; von der Umweltbelastung, die er verursacht, ganz zu schweigen. Und so mancher Brief soll ja auf dem Postweg auch schon verlorengegangen sein. Auch der Versand per Fax ist kostspielig und alles andere als komfortabel – sofern die Empfänger überhaupt noch ein Faxgerät besitzen.

Abhilfe können Banken durch die Implementierung einer speziellen Plattform für den digitalen Ad-hoc-Austausch schaffen. Mit einer geeigneten File-Sharing-Lösung können sie eine eigene Cloud realisieren, die ihnen einen sicheren und effizienten Austausch von Dokumenten ermöglicht. Sowohl die Banken selbst als auch ihre Kunden können dort Dokumente hochladen und anschließend Freigabelinks an berechtigte Personen versenden, die nur den Empfängern Zugriff darauf erlauben. Indem Banken diese Plattform entweder in ihrem eigenen Rechenzentrum betreiben oder von einem vertrauenswürdigen Dienstleister ihrer Wahl als Private Cloud betreiben lassen, behalten sie jederzeit die volle Kontrolle über ihre sensiblen Daten und vermeiden teure Datenschutzverstöße.

Spezielle Funktionen erhöhen dabei die Sicherheit noch weiter. So gibt es etwa die Möglichkeit, Freigabelinks mit Passwörtern zu schützen. Durch das Festlegen von Ablaufdaten für Freigabelinks können Banken verhindern, dass Freigaben in Vergessenheit geraten; und verschickt ein Bankberater versehentlich einen Link an einen falschen Empfänger, kann er diesen Link problemlos nachträglich ungültig machen. Durch die Festlegung der Aufbewahrungsdauer abhängig von der Unterlagenart haben Banken die Möglichkeit, gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschanordnungen zuverlässig zu erfüllen.

Neben zahlreichen Sicherheitsfunktionen bieten File-Sharing-Lösungen aber auch Features, mit denen Banken ihre vertriebliche Effizienz steigern können. Dazu zählt etwa die Möglichkeit, sich eine Bestätigung schicken zu lassen, wenn ein Kunde ein bestimmtes Dokument geöffnet hat. Stellt ein Bankberater einem Kunden auf der Plattform beispielsweise ein Angebot für einen Kredit, eine Lebensversicherung oder einen Fonds zur Verfügung, wird er informiert, sobald der Empfänger es gelesen hat und kann ihn dann am nächsten Tag telefonisch darauf ansprechen.

Geeignete File-Sharing-Lösungen lassen sich unkompliziert in die vorhandenen Infrastrukturen der Banken integrieren und auch ihrem Corporate Design anpassen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, eine eigene Dropbox zu schaffen, und damit einen sicheren, effizienten und modernen Ad-hoc-Austausch mit ihren Kunden zu realisieren. Erfreulicher Nebeneffekt: Die E-Mail-Systeme werden erheblich entlastet, weil Unterlagen nicht länger als Anhang verschickt werden, die in den E-Mail-Systemen eine teure redundante Datenhaltung erzeugen. Stattdessen können über ein E-Mail-Plug-in einfach Links auf die entsprechenden zentral abgelegten Dateien versendet werden. File-Sharing-Lösungen wie ownCloud haben sich dabei bestens bewährt und werden von zahlreichen Banken wie der spanischen Nationalbank, der European Investment Bank, der portugiesischen Nationalbank sowie diversen afrikanischen Nationalbanken eingesetzt.

Über ownCloud

ownCloud entwickelt und integriert Open-Source-Software für die digitale Zusammenarbeit, mit der Teams von überall und von jedem Gerät aus problemlos gemeinsam auf Dateien zugreifen und sie bearbeiten können. Bereits mehr als 100 Millionen Menschen weltweit nutzen ownCloud als Alternative zu öffentlichen Clouds – und entscheiden sich damit für mehr digitale Souveränität, Sicherheit und Datenschutz. Weitere Informationen finden sich unter www.owncloud.com und auf Twitter unter @ownCloud.

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